Guía abierta
Cambiar de administrador
La objeción número uno para no cambiar es el miedo a perder documentación por el camino. Esta es la lista cerrada que lo evita. Úsela con quien quiera.
Es la objeción número uno de cualquier comunidad que se plantea cambiar: «si cambiamos, perderemos papeles y acabaremos peor». Es una preocupación razonable, y la respuesta no es prometer que irá bien. Es convertir el traspaso en un procedimiento con una lista cerrada.
El mandato del administrador dura un año y se extingue por su propio transcurso, según el artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal. Si se deja vencer, no hay indemnización ni penalización. El coste real de cambiar no es el contrato: es la documentación que se pierde si nadie la pide por escrito.
La lista de entrega
Esto es lo que la comunidad debe reclamar al administrador saliente, idealmente mediante carta del Presidente con fecha de entrega propuesta.
Dinero
- Extractos bancarios del ejercicio en curso y saldo certificado a la fecha de cese.
- Contabilidad completa: libro mayor, relación de cobros y pagos.
- Cuadro de morosidad por vivienda, con la antigüedad de cada deuda.
- Presupuesto vigente y grado de ejecución a la fecha.
- Cambio de firmas en la entidad bancaria, con fecha de efecto.
- Remesas domiciliadas y mandatos SEPA de cada propietario.
Documentos de la comunidad
- Libro de actas y actas originales.
- Título constitutivo y estatutos.
- Relación de propietarios con coeficientes y datos de contacto.
- Certificado digital de la comunidad y datos fiscales.
- Libro del Edificio, si la promotora lo entregó.
- Contrato de encargo de tratamiento de datos del administrador saliente.
Contratos y seguros
- Todos los contratos vigentes con proveedores, con sus últimas facturas.
- Fechas de preaviso y renovación de cada uno.
- Pólizas de seguro en vigor, incluida la decenal si la hay.
- Siniestros abiertos, con número de expediente y estado.
- Credenciales de los suministros: luz, agua, telefonía.
Lo físico
- Llaves, mandos y tarjetas de acceso, con relación de cuántas hay y quién las tiene.
- Códigos de alarmas, cuadros eléctricos y salas técnicas.
- Credenciales de videovigilancia y control de accesos.
Lo que está vivo
- Incidencias abiertas, con su estado y quién tiene la siguiente acción.
- Acuerdos de junta pendientes de ejecutar.
- Reclamaciones en curso frente a promotora, constructora o aseguradora.
- Procedimientos de morosidad iniciados, judiciales o extrajudiciales.
- Plazos de garantía vivos, con su fecha de vencimiento.
Úselo con quien quiera, incluidos nuestros competidores. Esta lista no tiene nuestra marca por ningún lado y sirve para cualquier cambio de administrador. La publicamos porque solo la publica quien no teme su propio traspaso, y porque una comunidad que cambia con esta lista en la mano pierde mucho menos por el camino.
Las tres reglas que evitan casi todos los problemas
Que lo pida el Presidente por escrito, con fecha
Una petición verbal no deja rastro y no fija plazo. Una carta con relación de documentos y fecha propuesta de entrega convierte el silencio en un hecho documentado.
Que haya acta de entrega firmada por los tres
Administrador saliente, administrador entrante y Presidente. Con el saldo de cierre a la fecha de cese. Lo que falte se hace constar en el acta, sin valoraciones: basta con dejar escrito que no se entregó.
Que el cambio de firmas en el banco tenga fecha de efecto
Es lo que más se descuida y lo que más problemas causa. Prepárelo con la entidad antes del cese, no después.
Dos documentos que casi nunca aparecen y conviene reclamar expresamente.
El Libro del Edificio, en promociones de obra nueva. La promotora está obligada a entregarlo según el artículo 7 de la Ley de Ordenación de la Edificación, y en muchas comunidades jóvenes sencillamente nunca llegó. Si no está, hay que reclamarlo a la promotora, no al administrador saliente.
El contrato de encargo de tratamiento de datos del artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos. Si no existe, se hace constar y el administrador entrante firma el suyo con la comunidad antes de acceder a ningún dato personal.
Lo primero es que no se note
El día después del cambio, los proveedores deben cobrar, los servicios deben funcionar y los recibos deben girarse como siempre. Un traspaso bien hecho es invisible para el propietario que no está en el consejo. Nada se cambia de proveedor ni de condiciones sin ofertas y sin voto de la junta.
Preguntas
¿Hay que indemnizar al administrador saliente por cesarlo?
Si se deja vencer el mandato por el transcurso del año, no hay indemnización ni preaviso: el nombramiento se extingue solo, conforme al artículo 13.7 de la Ley de Propiedad Horizontal. Si se revoca antes de tiempo, habrá que estar a lo pactado en el contrato de prestación de servicios. Revise el contrato antes de llevar el punto a junta.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación?
La documentación es de la comunidad, no del administrador. El artículo 20 e) de la Ley de Propiedad Horizontal le atribuye solo su custodia. Si no la entrega, el camino es un requerimiento fehaciente del Presidente y, si persiste, la reclamación por vía judicial. Hacerlo constar en el acta de entrega es lo que permite acreditar después qué faltaba.
¿Cuánto se tarda en cambiar de administrador?
El acuerdo de junta es inmediato. Lo que lleva tiempo es el traspaso material: entre dos y cuatro semanas si la documentación está ordenada, y bastante más si no lo está. El cambio de firmas bancarias suele ser el paso más lento, así que conviene iniciarlo antes de la fecha de cese.