El contrato, no el folleto
El Estándar Veridia
No tiene que confiar en que su comunidad está bien gestionada. Puede comprobarlo. Esto es lo que nos obligamos a hacer, en qué plazo, y qué tiene que hacer usted para verificar que lo hemos hecho.
Casi todo lo que un administrador de fincas anuncia es una afirmación sobre sí mismo. Que es cercano, que es transparente, que usted tendrá acceso a las cuentas. Nadie puede comprobarlo hasta que lleva un año contratado, y para entonces cambiar vuelve a costar un año.
Este documento está escrito al revés. Cada línea dice qué nos obligamos a hacer, en qué plazo, y qué tiene que hacer usted para comprobar que lo hemos hecho. Si una prueba falla, usted lo verá antes que nosotros. Esa es la idea.
Por qué no decimos que somos transparentes. Porque lo dice ya todo el mercado, incluido quien administra su comunidad hoy, y la palabra ha dejado de significar nada. Una afirmación que nadie puede desmentir no es una garantía: es publicidad. Preferimos darle una lista de cosas que puede intentar comprobar esta misma semana.
Los cinco ámbitos
El trabajo de administrar una comunidad se reparte en cinco. Cada uno tiene sus compromisos, su plazo y su prueba.
- El dinero. Dónde está, en qué se fue y quién lo autorizó.
- Las incidencias. En qué fase está lo suyo y quién tiene la siguiente acción.
- Las obras y las derramas. Qué se ha recaudado, qué se ha pagado y qué avance hay.
- El gobierno de la comunidad. Qué se decidió, quién lo ejecuta y para cuándo.
- Los proveedores. Qué firmaron y qué han hecho de verdad.
El dinero
La pregunta que de verdad enfada a un propietario no es cuánto costó. Es quién decidió esto y cuándo. Por eso cada pago se presenta con su cadena completa, hasta el acuerdo que lo autorizó.
| Lo que nos obligamos a hacer | Plazo | Cómo lo comprueba usted |
|---|---|---|
| Conciliación del saldo contable contra el extracto bancario, con cada diferencia explicada. | Cada mes, cerrado el día 10 | El Presidente descarga el extracto con su propio acceso y compara el saldo con el del informe. |
| Cada pago llega con su factura, su proveedor, su partida del presupuesto y el acuerdo que lo autorizó. | En el informe del mes | Elija diez pagos cualesquiera del extracto y pídanos los cuatro documentos de cada uno. |
| Presupuesto frente a gasto real, con una explicación escrita de cada desviación. | Cada mes | Compare la columna de desviación con el presupuesto que aprobó la junta. |
| Inventario de todos los contratos vigentes, con su fecha de preaviso. | Primeros 30 días de mandato | Tome cualquier pago recurrente del extracto y busque su contrato en el inventario. |
| Tres ofertas comparables sobre un mismo pliego antes de cada renovación importante. | Antes de firmar | Pida el cuadro comparativo de la última contratación por encima de 3.000 euros. |
Las incidencias
Una incidencia no puede quedarse en «se lo hemos pasado al seguro». El propietario tiene derecho a saber en qué fase está lo suyo, quién tiene la siguiente acción y para cuándo.
| Lo que nos obligamos a hacer | Plazo | Cómo lo comprueba usted |
|---|---|---|
| Acuse inmediato y primera respuesta de una persona, no de un automatismo. | 1 día laborable | Mire la fecha de su mensaje y la de nuestra respuesta. |
| Cada incidencia recibe un responsable con nombre, una fase y una próxima acción con fecha. | 2 días laborables, y se actualiza cada semana | Pregunte por el suyo. Debe decirle la fase, quién la tiene y para cuándo. |
| Un solo responsable por caso. Si intervienen el seguro, un proveedor y la comunidad, coordinamos nosotros. | Mientras el caso esté abierto | Usted no debería estar llamando a tres empresas. Si lo está haciendo, estamos fallando. |
| Las fotografías llevan fecha y lugar, y se conservan aunque la incidencia se cierre. | Desde el primer parte | Pida el histórico de una incidencia cerrada hace seis meses. |
Las obras y las derramas
Es el momento exacto en el que se pierde la confianza en un administrador: usted paga una cantidad extraordinaria, el dinero entra en un contratista y durante meses nadie ve nada. Mientras haya una derrama viva, su estado ocupa una página entera del informe mensual.
| Lo que nos obligamos a hacer | Plazo | Cómo lo comprueba usted |
|---|---|---|
| Recaudado, pagado y pendiente, en euros, con el contratista identificado. | Cada mes mientras dure la obra | Sume los pagos del extracto que correspondan a la obra y compárelos con la cifra del informe. |
| Avance de obra, próximo hito con fecha y desviación acumulada en euros. | Cada mes | Compare el hito anunciado el mes pasado con lo que dice el informe de este mes. |
| Debajo de la cifra: presupuestos comparados, contrato, facturas, fotografías fechadas y el acta que aprobó la obra. | Permanente | Abra el acta y compruebe que el importe aprobado es el que figura en el contrato. |
| Ninguna reparación cierra un defecto hasta que lo confirma el técnico de la comunidad. | Hasta el cierre | Pida la confirmación escrita del técnico antes de aceptar un cierre. |
El gobierno de la comunidad
Un presidente no teme equivocarse en una votación. Teme comprometer a la comunidad sin saber que aquello necesitaba una junta, y quedarse expuesto personalmente.
| Lo que nos obligamos a hacer | Plazo | Cómo lo comprueba usted |
|---|---|---|
| Consulta previa del Presidente, sin coste y sin límite, antes de comprometer a la comunidad. | Respuesta escrita en 1 día laborable | Pregunte antes de pedir un presupuesto. Le diremos qué mayoría exige y qué hay que hacer antes. |
| Convocatoria con 15 días de antelación, en los dos idiomas. La ley exige 6. | 15 días antes | Mire la fecha del correo de convocatoria y la de la junta. |
| Hoja de voto que explica cada punto, la mayoría que exige y el efecto de abstenerse. | Con la convocatoria | Léala antes de delegar su voto. Si no entiende un punto, no hemos hecho nuestro trabajo. |
| Acta y resumen de acuerdos, en los dos idiomas, con lo que cada propietario tiene que hacer. | 7 días naturales | Cuente los días entre la junta y el correo con el acta. |
| Registro de acuerdos con responsable y fecha de ejecución, que se arrastra de junta en junta. | Permanente | Pida el registro y compruebe qué acuerdos de hace un año siguen sin ejecutar. |
Los proveedores
Un proveedor no se evalúa por sensaciones. Se evalúa por lo que firmó y por lo que se puede comprobar que ha hecho, que es además lo único defendible si alguien discute la evaluación.
| Lo que nos obligamos a hacer | Plazo | Cómo lo comprueba usted |
|---|---|---|
| Ficha por proveedor: alcance, frecuencia, horario, persona responsable y precio. | Desde el primer mes | Pida la ficha de jardinería y compárela con lo que ve en las zonas comunes. |
| Parte de trabajo firmado de cada visita, consultable por el Presidente en cualquier momento. | Cada visita | Elija una semana cualquiera y pida los partes de esa semana. |
| Evaluación con hechos, no con notas: plazos cumplidos, tiempo medio de respuesta e incidencias reabiertas. | Dos veces al año, con el Presidente | Los datos salen de los partes y de las incidencias. Puede recalcularlos. |
| Calendario de preavisos, para que ningún contrato se renueve solo por olvido. | Permanente | Pida el calendario y compruebe la próxima fecha de preaviso. |
Cómo se entrega hoy, dicho sin adornos
Todo lo anterior se entrega en un informe mensual cerrado el día 10 y en un repositorio documental permanente, en español y en inglés.
No hay todavía un panel en línea que se actualice solo. Lo habrá cuando el número de comunidades lo justifique. Mientras tanto preferimos decirlo a enseñarle la pantalla de ejemplo de otra comunidad.
Lo decimos porque es exactamente el tipo de cosa que esta página le invita a comprobar. Si publicásemos un panel que no existe, la primera prueba que usted intentara nos dejaría en evidencia.
Dos cosas que no verá, y por qué
Quién debe cuánto. El Presidente ve la morosidad por vivienda, porque la necesita para ejercer su cargo. Los propietarios ven el total. No publicamos quién debe qué en ningún documento de difusión general: la comunidad puede conocer a los deudores a efectos de junta, pero eso no es lo mismo que un listado permanentemente accesible.
Una nota del 1 al 10 a cada proveedor. Una opinión sobre una empresa con nombre y apellidos es una reclamación esperando a ocurrir. Publicamos hechos comprobables: plazos cumplidos, tiempo medio de respuesta, trabajos reabiertos. Si alguien discute la evaluación, los hechos se sostienen solos.
Qué pasa cuando fallamos
Falla alguna. Un compromiso con plazo y prueba también documenta los incumplimientos, y ese es el intercambio que hace creíble todo lo demás.
Cuando un compromiso no se cumple, aparece en el informe del mes, explicado por escrito y sin que usted tenga que reclamarlo, y decide la junta. No esperamos a que alguien lo note en la junta siguiente.
Una distinción que conviene no borrar. Nos comprometemos a tiempos de respuesta, no a tiempos de resolución. Cuánto tarda en repararse una filtración depende del contratista, del seguro y a veces del juzgado. Cuánto tardamos en contestarle, en asignar un responsable y en decirle en qué punto está depende solo de nosotros, y de eso respondemos.
Lo que Veridia no garantiza
- No garantizamos que una promotora o una constructora repare. Garantizamos que la reclamación se formula a tiempo, por escrito y con prueba de envío.
- No garantizamos el resultado de ninguna votación. La junta es soberana y a veces vota en contra de lo que recomendamos.
- No garantizamos que un plazo legal se conserve si recibimos la información fuera de tiempo.
- No hacemos auditoría de cuentas. Hacemos conciliación bancaria, que es otra cosa, y la llamamos por su nombre.
- No prestamos asesoramiento fiscal ni defensa jurídica. Trabajamos con abogados y peritos que factura directamente la comunidad, sin margen para nosotros.
Las pruebas, en una página
Si va a comparar administradores, lleve esta lista a todos los candidatos, incluido el que tiene ahora. Las preguntas valen para cualquiera.